Сбор средств — как правильно составить письмо для сбора пожертвований?
Срочно нужны деньги на лечение ребенка? Не хватает денег на восстановление храма? Требуется срочная высокооплачиваемая операция? В нашей жизни случаются разные ситуации, но их объединяет одно — мы вынуждены обращаться к людям за помощью. В этой статье изложены некоторые правила, соблюдая которые вы увеличиваете шанс, что вашу просьбу откликнуться люди.
Правильно обратиться — полдела
Письмо нужно направлять лично первому лицу компании: безличные обращения «Господа предприниматели!», «Уважаемый товарищ!..» и т.п. — хрестоматийный пример неуважительного отношения к адресату.
Но мало знать правильное написание фамилии и должности человека, к которому вы обращаетесь. Нужно иметь представление о его деятельности, сфере общественных интересов, успехах и заслугах — для того, чтобы почувствовать живой интерес к нему и написать не шаблонное, а живое и личное письмо. Кроме того, если вам стало известно, что предприниматель получил недавно звание, награду или избран на общественную должность, будет уместно его поздравить.
В начале письма можно объяснить адресату, почему вы обращаетесь за помощью именно к нему (потому что, например, вам известно о его социально активной позиции, о широкой благотворительной деятельности компании и т.д.). Если же вы пишете человеку, который уже оказывал вам помощь, то, начиная письмо с благодарности, упомяните о том, какую именно проблему помогла решить пожертвованная им сумма — «обратная связь» всегда очень важна.
Советник руководителя одного банка по вопросам благотворительности рассказала нам, что за средствами на помощь конкретному человеку правильнее обращаться не в банки и фирмы, а в «профильные» благотворительные фонды (помощи детям, инвалидам, ветеранам и т.д.). Фирма или банк не имеют возможности жертвовать конкретному лицу. Если они возьмутся покупать, скажем, коляску для инвалида, то у проверяющих может возникнуть вопрос: «Почему президент банка дал указание потратить большую сумму на частное лицо? Это его приятель, родственник?»
Надо также учитывать, что для серьезной фирмы проще оказать помощь по безналичному расчету — так что лучше, чтобы у просителя был расчетный счет.
Просто, конкретно, точно
В письме должно быть кратко и просто изложено, КТО обращается, ЧТО он делает и ЧЕМ ему можно помочь, без цитат для красного словца и экскурсов в историю. Вы должны кратко описать проблему, которую хотите решить, изложить план ваших действий по ее решению и просьбу, ради которой вы пишете.
Вот что советует иметь в виду автор брошюры «Как написать письмо с просьбой о пожертвовании» руководитель методического центра «Московская благотворительность» М.А. Слободская.
Сбор средств — как правильно составить письмо для сбора пожертвований?
Письмо должно быть коротким — не больше страницы, лучше — на вашем официальном бланке, включающем всю контактную информацию (если его нет, не забудьте указать почтовый и электронный адрес, телефоны и факсы — в общем, все способы быстро связаться с вами). Не перегружайте письмо лишними подробностями, сообщайте только самое важное. Схемы и подсчеты могут быть приложены к письму, а можно просто объяснить, что они у вас есть и вы готовы их предъявить по первому требованию, или пригласить увидеть все своими глазами в любое удобное для предпринимателя время.
Просьба должна быть конкретной: фразы типа «Помогите, чем можете…», «Дайте сколько-нибудь…» и т.п. обнаруживают, что вы толком не знаете, чего хотите, и ждете, что адресат сам придумает, чем может быть вам полезен. Излагайте просьбу так, чтобы адресат понял, что конкретно от него хотят и сколько ему это будет стоить: для делового человека важна определенность. Лучше всего точно назвать сумму, на которую вы рассчитываете. Не преувеличивайте свою бедность и не преуменьшайте свои возможности. Если вы уже собрали какие-нибудь средства на ваш проект, обязательно упомяните об этом: человеку, у которого просят, важно знать, что кто-то уже отнесся с доверием к вашему начинанию.
Сбор средств — как правильно составить письмо для сбора пожертвований?
Не пугайте потенциального жертвователя чрезмерно натуралистическим описанием различных бед и несчастий: излишний натурализм чаще всего вызывает страх, а не желание немедленно броситься на помощь.
Если ваша организация имеет определенный опыт решения задачи, о которой вы пишете, обязательно упомяните об этом: жертвуют не тому, у кого хорошие идеи, а тому, кто может претворить их в жизнь.
Избегайте общих фраз, слишком сложных предложений, терминов, понятных только специалистам, и канцелярских штампов («в текущий период», «в виду вышеизложенного», «представляется необходимым»…). Пишите просто и ясно — ведь вы обращаетесь не к канцелярской машине по переработке писем и выдаче денег, а к живому человеку!
Письмо отправлено. Что дальше?
Многие просители считают, что письмо правильнее принести в банк или в фирму лично. Представитель банка, занимающегося благотворительностью, объяснил нам, что для канцелярии не имеет значения, как именно пришло письмо. Важнее выяснить, получено ли оно и кому переадресовано, чтобы лично пообщаться с этим человеком. Поэтому не бросайте письмо на произвол судьбы, ведь для тех, кто работает с письмами, тоже важен личный контакт — не анонимная молчаливая организация, а живой человек, который звонит, спрашивает, «тормошит», может что-то прокомментировать.
Конечно, очень хорошо, когда есть кому походатайствовать за ваше письмо, принести его на стол руководителю. Иногда такие ходатаи появляются совершенно неожиданно — как это было, например, с нашим журналом. Когда мы выпустили еще только первый номер и искали дополнительных средств на издание следующего, то разослали несколько писем московским предпринимателям. Один из них откликнулся. Позвонил он нам только потому, что письмо ему передал его духовный отец, оптинский иеромонах. Каким образом письмо, адресованное в московскую фирму, уехало под Козельск? Ничего подобного с корреспонденцией этого бизнесмена раньше не происходило, поэтому он и обратил на наше письмо особенное внимание.
Жизнь вообще вносит во все свои коррективы. Правила и жизнь
Как бы правильно, деловито, четко ни было написано ваше письмо, оно не достигнет цели, если будет ТОЛЬКО таким. В правильном и гладком письме — без вашего индивидуального голоса, без человеческих подробностей, способных остановить на себе внимание или задеть, — постороннему глазу будет не за что зацепиться.
Важно не просто полно и грамотно рассказать все необходимое о проекте, а попытаться заинтересовать. Письмо — это лишь сигнал, и оно должно быть написано так, чтобы сигнал этот услышали. Тогда у вас еще будет возможность сообщить все, что вы не успели сказать.
Далеко не всегда помощь приходит потому, что вам удалось правильно попросить о ней. Почти у каждой общины или благотворительной организации есть примеры тому, как помощь приходит без специальных просьб. Вот один из таких случаев.
Сбор средств — как правильно составить письмо для сбора пожертвований?
Одному столичному храму помог знаменитый академик, живший в другом городе. Как-то раз он приехал в Москву на съезд народных депутатов. В это время властями как раз рассматривался вопрос о передаче храму помещений, которые предполагалось использовать для социальной работы. Можно было воспользоваться случаем и, перехватив академика до заседания, попросить его помочь еще раз. Но это показалось неуместным и невежливым по отношению к старому другу и благодетелю: что, кроме раздражения, может вызвать звонок, отрывающий от подготовки к важному заседанию?
Поэтому просить ни о чем не стали, а написали письмо с благодарностью за все, что он когда-то сделал, приложили фотографию восстановленного храма и его общины и отнесли это письмо в гостиницу. Вечером, после заседания, когда академику решились позвонить, чтобы узнать, передано ли письмо, он очень обрадовался звонку, сказав, что сейчас как раз рассматривает фото. Он начал расспрашивать о том, как живет сейчас храм, настойчиво спрашивая, чем он мог бы помочь. В результате его поддержки храму были переданы все необходимые помещения.
Напоследок хотим мы вам напомнить о самом главном условии и правиле. «Главное, — сказал нам один опытный человек, который занимается поиском средств на благотворительные начинания, — садясь за письмо, нужно обязательно помолиться. И перед кабинетами, в которые вы входите за ответом, — тоже». Тогда, бывает, дело ваше устраивается самым чудесным образом.
Нескучный Сад